پورتالهای سازمانی


پورتال یک مکان مرکزی است که اطلاعاتی را از منابع مختلف در یک شکل واحد جمع‌آوری کرده و در دسترس کاربران حوزه های مختلف قرار می دهد . به بیان دیگر پورتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، نیازهای خود را برآورده سازد. نیازهایی مانند جستجو و یا خرید(مثلا یک کتاب و ....)، دسترسی به حساب بانکی، به روز رسانی اطلاعات . به‌طور معمول هر منبع اطلاعاتی محدوده مشخص به‌خود را در صفحه برای نمایش اطلاعات اشغال می‌کند . دردسترس بودن اطلاعات ، هدف دار بودن و گردآوری آنها از ویژگی هایی است که یک پورتال داراست .

هر چند وب سایت و پورتال دارای ویژگی های ظاهری مشابهی هستند و در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند. ویژگیهای زیر یک پورتال را از یک وب سایت متمایز می سازد:

- درگاه ورود اختصاصی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دسترسی پیدا کرد.
- دسترسی دسته بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
- امکان ارتباط و همکاری میان کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
- امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که اهداف مشخص و تعریف شده ای را دنبال می کند.

پورتال ها را می توان به دو دسته تقسیم بندی کرد :
پورتال های اطلاعات سازمانی
پورتال های مدیریت محتوا
در بسیاری از موارد به جهت دستیابی به نتیجه بهتر و برطرف کردن طیف کاملی از نیازهای کسب و کار. پورتالها از ترکیب این دو پورتال ذکر شده به وجود می آیند.

پورتال های اطلاعات سازمانی: هدف این پورتال ها در درجه اول یکی کردن یا گرد هم آوردن پهنه وسیعی از اطلاعات از یک منبع بروی یک صفحه واحد است. کاربران این پورتالها معمولا توانایی انتشار اطلاعات را ندارند و تنها از اطلاعات آماده شده ای که توسط دیگران در پورتال منتشر می شود استفاده می کنند برای مثال اطلاعاتی مانند : اخبار ، آگهی ها ،گزارشات و برنامه های سازمان ، هواشناسی ، دسترسی به پست الکترونیکی ، تقویم و دیگر برنامه های کاربردی کسب و کار

پورتال های مدیریت محتوا : این پورتال ها به منظور ارتقاء سطح دسترسی و اشتراک گذاری اطلاعات طراحی می شوند . ویژگی نشر اطلاعات توسط کاربران این امکان را فراهم می آورد تا کاربران در مورد مطالب با موضوعات متفاوت به بحث و تبادل نظر بپردازند . برای مثال مهندسین یا مدیران می توانند به صورت جداگانه نظرات خود را در صفحه مربوط به اشتراک گذاشته و یا حتی آن را برای یکدیگر پست کنند. در اینگونه پورتال ها کاربران می توانند بر طبق سطح دسترسی هایی که به آنها داده می شود حتی مطالب پورتال را تغییر دهند .

خدماتی که به واسطه پورتال برای افراد فراهم می شود :
مدیریت محتوا که امکاناتی نظیر تغییر محتوای پورتال با توجه به سطح دسترسی را برای کابران فراهم می آورد
خدمات ارتباطی که به کاربران اجازه می دهد تا در بحثهای گروهی مشارکت داشته باشند و مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و...
خدمات تراکنشی که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستمها ( مثلا سیستمهای فروشنده و یا نماینده یک محصول ) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. در نهایت این خدمات به کاربر امکان می دهد تا امکان انجام فعالیت های زیر را داشته باشد:
- بازدید از محصولات و امکان خرید غیر حضوری
- ثبت نام غیر حضوری در موسسات و سازمان ها
- مشاهده حساب کاربری و .............

بر طبق نکاتی که در تعریف پورتال داده شد ویژگی های پورتال عبارتند از :
- ارائه سیستمهای جستجو به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد .
- ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر .
- ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسئول پورتال .
- ارائه مکانیزم هایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.
- راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسئولین پورتال می شود.
- ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین زمان به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد.
- ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسئولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان یا غیر همزمان .
- ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، ایمیل دریافت کنند .
- ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند . این سیستم با استفاده از ایمیل و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص "دریافت پیام " را درخواست کنند.